La gestion du cycle devis → facture est le cœur de la trésorerie d'une PME. Maîtriser ce processus vous évite des dizaines d'heures perdues et des litiges évitables. Voici le flux optimal.
Étape 1 : Formaliser l'accord
Un devis accepté doit être confirmé par écrit. En pratique au Sénégal, une réponse WhatsApp « OK je valide » suffit juridiquement, mais prenez l'habitude de demander :
- Une réponse écrite explicite (WhatsApp ou e-mail)
- La signature du document PDF si le montant dépasse 200 000 FCFA
- La date souhaitée de début de travaux ou de livraison
Gardez toujours l'historique WhatsApp de la validation. En cas de contestation, c'est votre preuve principale.
Étape 2 : La facture d'acompte
Dès que le devis est accepté, émettez immédiatement la facture d'acompte. Ne démarrez jamais les travaux sans l'avoir reçu.
La facture d'acompte est une vraie facture, avec son propre numéro, qui correspond au pourcentage convenu (généralement 30 à 50 %).
| Élément | Exemple |
|---|---|
| Numéro | FAC-2026-031-AC (AC = acompte) |
| Libellé | Acompte 40 % sur devis DEV-2026-028 |
| Montant | 40 % × 450 000 FCFA = 180 000 FCFA TTC |
| Référence devis | DEV-2026-028 du 18 avril 2026 |
Étape 3 : La facture de solde
À la livraison ou fin des travaux, émettez la facture de solde. Elle reprend le montant total de la prestation, déduit l'acompte déjà versé, et indique le montant restant à payer.
Sur Facturaal, la conversion devis → facture se fait en un clic. Les lignes, les montants et les coordonnées client sont automatiquement repris. Il ne vous reste qu'à ajuster la date et les conditions de paiement.
Gérer les modifications en cours de chantier
Les clients changent d'avis. Une demande de modification en cours de chantier (travaux supplémentaires, changement de matériaux) doit systématiquement faire l'objet d'un avenant écrit avant d'être réalisée.
Ne réalisez jamais des travaux supplémentaires verbalement convenus sans avenant écrit. En cas de litige à la facturation, vous n'aurez aucune preuve de l'accord du client sur le montant supplémentaire.
La réception des travaux
Pour les chantiers importants, formalisez la réception par un procès-verbal simple. Ce document :
- Acte la fin des travaux et l'acceptation par le client
- Lance les délais de garantie
- Déclenche l'exigibilité du solde de facturation
- Vous protège contre les réclamations tardives
Tableau récapitulatif du flux idéal
| Étape | Document | Délai idéal |
|---|---|---|
| Accord client | Message WhatsApp / e-mail | Immédiat |
| Acompte | Facture d'acompte | Dans les 24h suivant l'accord |
| Démarrage travaux | — | À réception de l'acompte |
| Travaux supplémentaires | Avenant au devis | Avant réalisation |
| Réception | PV de réception (optionnel) | Jour J |
| Solde | Facture de solde | À la réception / livraison |